SPED Fiscal: o que é, como preencher e quais empresas estão obrigadas a entregar

No contexto tributário brasileiro, o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) reúne algumas das mais detalhadas obrigações enfrentadas pela contabilidade empresarial. 

Essa iniciativa, surgida como parte do movimento de modernização da gestão aduaneira e tributária, tem sua raiz na Lei 9.989/2000, embora tenha sido oficializada apenas em 2007, junto ao Programa de Aceleração do Crescimento (PAC), pelo Decreto 6022/2007.

O que é o SPED Fiscal?

Já o SPED Fiscal reúne obrigações da parte fiscal da empresa, como a  Escrituração Fiscal Digital (EFD), que consiste no processo de escrituração digital da Receita Federal. Por meio dessa plataforma, os órgãos fazendários estaduais e a Receita Federal recebem dos contribuintes todas as informações necessárias para a apuração do ICMS e do IPI.

Tipos de SPED Fiscal:

• SPED Fiscal ICMS/IPI (EFD);
• SPED Contábil (ECD) ;
• SPED Contribuições (EFD);
• Escrituração Contábil Fiscal (ECF);
• EFD-Reinf;
• E-Social;
• E-Financeira;
• Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
• Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e);
• Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e);
• Central de Balanços;
• Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e).

Vantagens do SPED Fiscal para empresas

• Redução de custos, uma vez que o processo é digitalizado, eliminando gastos com impressões e armazenamento físico;
• Agilidade na emissão, permitindo a rápida obtenção e envio das informações necessárias;
• Aumento da produtividade, pois simplifica e organiza a rotina dos colaboradores.
• Integração de informações, reduzindo inconsistências nos dados e mitigando riscos de penalidades.

Funcionamento do SPED Fiscal

As empresas geram mensalmente um documento digital contendo escriturações fiscais, registros de impostos e demais dados relevantes. Esses arquivos são então enviados ao Programa Validador e Assinador (PVA) para certificação e assinatura.

Principais erros e prevenções:

Embora o SPED Fiscal tenha sido desenvolvido para simplificar as obrigações tributárias das empresas, sua elaboração é frequentemente considerada complexa, levando a erros comuns, tais como:

• Falta de atribuição correta do contador para o período de apuração;
• Configurações inadequadas dos regimes de apuração de Programa de Integração Social (PIS) e a Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins) ;
• Omissão do código do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE);
• Erros no Código de Situação Tributária (CST) ;
• Falha na informação dos campos obrigatórios;
• Discrepância nos números das notas nos campos “chave de acesso” e “número da nota de entrada”;
• Ausência de configuração dos registros de PIS e Cofins nos afretamentos.

Para evitar tais equívocos, as empresas devem adotar medidas preventivas, como investir em capacitação e materiais informativos para os colaboradores. 

Além disso, é fundamental estabelecer processos internos para garantir o correto preenchimento e verificação das informações tributárias, promovendo a integração entre registros contábeis e fiscais para assegurar a conformidade com as normas governamentais e evitar possíveis inconsistências ou falhas nas declarações. 

Prazo de entrega e multas

O prazo de entrega do SPED Fiscal varia de acordo com cada estado. O não cumprimento dessa obrigação pode resultar em multas estaduais e federais, cujos valores são definidos pelas legislações correspondentes.

Penalidades estaduais

Para obter informações detalhadas sobre as penalidades estaduais, é fundamental verificar as sanções estipuladas na legislação específica de cada estado em caso de atraso na entrega do SPED Fiscal.

Penalidades federais

As penalidades federais são categorizadas de acordo com as seguintes situações:

• Entrega em atraso: implica em uma multa de 0,2% por dia sobre a receita bruta do período, com limite de 1% da receita bruta;
• Omissão ou incorreção: resulta em uma multa de 0,5% sobre o valor da operação correspondente, também limitada a 1% da receita bruta;
• Inobservância dos requisitos: ocasiona uma multa de 0,5% sobre o valor da receita bruta referente ao período de escrituração.

Empresas dispensadas da entrega

Microempresas e Empresas de Pequeno Porte, conforme a Lei Complementar 123/06, estão dispensadas da entrega do SPED Fiscal, salvo disposição em contrário das autoridades fiscais.

Diante dessas informações, compreender o SPED Fiscal torna-se essencial para as empresas brasileiras, promovendo uma gestão tributária eficiente e em conformidade com a legislação vigente. A atualização constante e a adoção de boas práticas são fundamentais para evitar problemas e garantir a conformidade fiscal.

Fonte: Contábeis