Emitir nota fiscal: principais tipos, quem pode e o que é preciso

O Brasil tem avançado muito na digitalização dos processos fiscais, tanto quando falamos de fiscalização, como quando se trata de automatização dos processos empresariais. E, neste cenário, os documentos fiscais eletrônicos, como, por exemplo, a nota fiscal eletrônica, se tornaram um instrumento essencial para empresas e prestadores de serviço no Brasil. Então, saiba agora quais os principais documentos fiscais, quem pode e o que é preciso para emitir nota fiscal.

O que é a Nota Fiscal?

A nota fiscal é o documento que registra oficialmente uma venda de produto ou prestação de serviço. É através dela que o governo consegue verificar o montante do tributo devido em cada transação comercial e, por conta disso, realizar alguma atividade comercial sem nota fiscal pode ser enquadrado como crime de sonegação fiscal. A nota fiscal eletrônica, basicamente, é a versão digitalizada da nota fiscal, sendo emitida e armazenada eletronicamente.

Quais os principais tipos de nota fiscal?

Os tipos de nota fiscal variam de acordo com a transação comercial e o tributo incidente. Confira as principais:

▪ Nota fiscal eletrônica (NF-e)

A NF-e, também chamada de nota fiscal de produto, é o documento fiscal usado para formalizar a venda de alguma mercadoria, seja no ambiente físico ou no digital. Se a sua empresa é um comércio, fábrica ou indústria que vende produtos físicos, este é o seu tipo de nota!

▪ Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e)

A NFS-e é o documento digital que serve para oficializar a prestação de serviços em seu munícipio. Cada prefeitura tem suas próprias regras, portanto, é importante averiguar como será a cobrança. Se você é MEI, é importante saber como emitir a nota fiscal de serviço.

▪ Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e)

A NFC-e é o documento utilizado para oficializar operações comerciais entre empresas e consumidores.

▪ Nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e)

A NFA-e é o documento fiscal indicado para quem não é obrigado a emitir nota fiscal, como alguns casos do MEI, e para quem não emite nota fiscal com tanta frequência.

E o conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)?

Bom, o CT-e não é uma nota fiscal, mas é válido citar este importante documento fiscal eletrônico. Ele é usado quando ocorre serviço de transporte de carga, em suas várias modalidades, rodoviário, ferroviário, aquaviário e até mesmo dutoviário.

Quais os benefícios de emitir Nota Fiscal?

Para ser simples e direto, como já citamos, o principal benefício de emitir nota fiscal é estar em conformidade com a lei. Além disso, facilita a fiscalização das transações entre empresas e consumidores e comprova que o seu negócio está em dia com o Fisco. Isso traz credibilidade para o seu negócio e transmite confiança aos potenciais clientes.

Os documentos fiscais eletrônicos também contribuem com a sua produtividade e organização, além de minimizar erros de digitação.

Quem precisa emitir nota fiscal?

Todo tipo de empresa é obrigado a emitir nota fiscal ao fazer qualquer tipo de operação comercial, seja relacionada a produtos ou serviços. A única exceção é o MEI (Microempreendedor Individual), que tem regras específicas para cada tipo de nota fiscal.

O Certificado Digital é necessário?

Sim, para emitir qualquer tipo de documento fiscal eletrônico, é indispensável possuir um Certificado Digital, que garante a autenticidade e segurança do documento emitido.

O que é preciso fazer para emitir nota fiscal?

Para emitir nota fiscal você precisa cumprir algumas obrigações. Confira!

▪ Abra uma empresa (CNPJ)

Se você é MEI, pode abrir a sua empresa na área do empreendedor no site do governo federal de forma totalmente online e gratuita. Porém, se não é este o seu caso, é importante contar com a ajuda de um contador, pois há algumas etapas mais burocráticas a serem cumpridas até você conseguir o CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) da sua empresa.

▪ Obtenha IE (Inscrição Estadual) ou IM (Inscrição Municipal)

Com o CNPJ em mãos, você pode seguir então para o segundo passo, que é credenciar a sua empresa no governo estadual ou municipal, dependendo do caso. Para você emitir qualquer nota deve procurar a Sefaz (Secretaria da Fazenda do Estado) para obter o número da IE (Inscrição Estadual). A única exceção é a NFS-e (Nota Fiscal de Serviço), neste caso, é preciso procurar a prefeitura para conseguir a IM (Inscrição Municipal). Mas fique atento, pois a legislação varia em cada cidade ou estado. Então, é melhor pesquisar como funciona este processo na sua região.

▪ Faça o credenciamento para emissão de notas fiscais

Uma vez que a empresa já está inscrita no governo estadual ou municipal, então já pode solicitar o credenciamento para emitir nota fiscal. Este procedimento, geralmente, é feito no mesmo órgão no qual foi solicitado o IE e o IM, ou seja, no Sefaz ou na prefeitura. Mas lembramos novamente que isso pode variar de acordo com a região.

▪ Adquira um Certificado Digital habilitado

O Certificado Digital é uma espécie de RG eletrônico criptografado com as informações da sua empresa. O que traz mais segurança para o processo. Para consegui-lo é preciso entrar em contato com uma Autoridade Certificadora habilitada pela Receita Federal.

▪ Escolha um emissor de notas fiscais

Você vai precisar de um software emissor de nota fiscal. O IOB Emissor é 100% online, ou seja, não requer instalação. Além disso, com ele é possível emitir, de forma ilimitada, seis tipos de nota: NF-e (Nota Fiscal de Produto), NFS-e (Nota Fiscal de Serviço), NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor), CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico), MDF-e (Manifesto de Documento Fiscal Eletrônico) e NFP-e (Nota Fiscal de Produtor Rural). Sendo que todas as notas ficam armazenadas no sistema por 5 anos.

Como emitir uma nota fiscal?

O processo de emissão envolve preencher os dados do emitente, do destinatário, dos produtos ou serviços, impostos, e enviar o documento para autorização junto à Sefaz.

Quais os erros comuns durante a emissão da nota fiscal?

Erros frequentes incluem informações incorretas do destinatário, valores ou tributos, além de falhas na comunicação com a Sefaz, que podem resultar em rejeição da nota. Para lhe ajudar neste sentido, separamos os sete erros mais comuns durante a emissão da nota fiscal.

Como automatizar a emissão da nota fiscal?

Para automatizar a emissão de nota fiscal, no caso dos documentos eletrônicos, é preciso contar com um emissor de nota fiscal que tenha esta função, como é o caso do IOB Emissor.

O que acontece se eu não emitir nota fiscal?

Não emitir nota fiscal pode resultar em multas e complicações fiscais que podem prejudicar a reputação e o funcionamento da empresa. Inclusive, pode ser enquadrado como crime de sonegação fiscal. Portanto, fique ligado e mantenha sua empresa em compliance.

Fonte: IOB Notícias