Nota fiscal: entenda o que é, quem deve emitir e o que prevê a legislação

Empreendedor que não emitir nota fiscal pode pagar multas e, em casos de reincidência, ser preso.

A falta de emissão de nota fiscal ainda é uma prática comum entre os cidadãos brasileiros, mas pode acarretar graves consequências para o empreendedor e o seu negócio, desde pesadas multas até prisão.

O principal motivo que leva empresas de diferentes tamanhos a efetuarem vendas sem nota fiscal é a oportunidade de evitar os impostos. 

Apesar da carga tributária ser significativa em comparação com a maioria dos países, vender sem a devida emissão do documento pode colocar o empreendimento em alto risco.

Entenda o que a legislação determina a respeito de vendas sem nota fiscal e quais são as sanções que um empreendimento pode sofrer.

O que é a nota fiscal?

A nota fiscal tem como objetivo principal possibilitar que o governo tenha controle sobre as transações comerciais realizadas em todo o território nacional.

Assim, com base no tipo de nota fiscal emitida, é determinado o imposto a ser pago e calculada a alíquota correspondente. 

A nota fiscal também serve como uma garantia no caso de devoluções. Nessas situações, uma nota de devolução deve ser emitida e a original cancelada.

O que a legislação prevê sobre a nota fiscal?

A obrigatoriedade da emissão de notas fiscais está prevista na Lei 8.137/1990. Apenas microempreendedores individuais (MEIs) estão isentos da emissão obrigatória quando realizam vendas ou prestam serviços para pessoas físicas, mas isso também mudará em breve e a categoria passará a fazer a emissão

Um estabelecimento que não emite nota fiscal, caso o responsável seja considerado réu primário, pode ser multado em um valor equivalente a até dez vezes o valor da nota.

Em caso de reincidência, o empreendedor pode ser detido por até 5 anos. E essa reincidência pode ser facilmente constatada quando a ausência da primeira nota fiscal é identificada.

Nesse caso, a empresa passa por uma análise de suas atividades fiscais anteriores, a fim de detectar outras ocorrências semelhantes.

Benefícios da nota fiscal

Com a emissão de notas fiscais, existem também diversos benefícios e facilidades que tornam essa prática mais palpável. Confira quais são:

Histórico de transações

A nota fiscal é uma ferramenta poderosa para melhorar o controle contábil da empresa. Isso ocorre porque, quando corretamente arquivados, esses documentos funcionam como um histórico facilmente acessível das vendas realizadas.

Até algum tempo atrás, ter esse histórico exigia muito tempo e investimento. Afinal, após alguns anos de operação, era necessário dispor de muito espaço e disciplina para manter as notas organizadas.

Atualmente, é possível ter o mesmo controle de forma muito mais prática, utilizando as notas fiscais eletrônicas (NF-e) e softwares.

Essas notas ocupam pouco espaço em um computador ou servidor e podem ser acessadas de forma muito mais fácil. Além disso, o fluxo de caixa também se beneficia dessa organização.

Maior organização contábil

Com a ajuda do histórico de notas fiscais emitidas, é possível recuperar transações, calcular impostos pagos, registrar corretamente o fluxo de entrada e saída de mercadorias, entre outras atividades que o contador precisa realizar utilizando as notas fiscais como base.

Esse controle permite um melhor planejamento estratégico e impacta positivamente o crescimento do negócio. Além disso, é possível fazer projeções de crescimento mais realistas, pois é possível analisar detalhes importantes da receita.

Facilidade na emissão

As notas fiscais eletrônicas são muito fáceis de serem emitidas. Além disso, a natureza desse tipo de operação minimiza as chances de erros humanos. A probabilidade de cometer erros ao preencher os dados, por exemplo, é mínima.

Outra vantagem é que emitir a segunda via da nota fiscal se torna um processo muito mais simples. Da mesma forma, é possível reenviá-la várias vezes para um mesmo cliente, sem os problemas e contratempos comuns ao utilizar blocos de papel.

Fonte: Contábeis