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Emitir nota fiscal: principais tipos, quem pode e o que é preciso

O Brasil tem avançado muito na digitalização dos processos fiscais, tanto quando falamos de fiscalização, como quando se trata de automatização dos processos empresariais. E, neste cenário, os documentos fiscais eletrônicos, como, por exemplo, a nota fiscal eletrônica, se tornaram um instrumento essencial para empresas e prestadores de serviço no Brasil. Então, saiba agora quais os principais documentos fiscais, quem pode e o que é preciso para emitir nota fiscal.

O que é a Nota Fiscal?

A nota fiscal é o documento que registra oficialmente uma venda de produto ou prestação de serviço. É através dela que o governo consegue verificar o montante do tributo devido em cada transação comercial e, por conta disso, realizar alguma atividade comercial sem nota fiscal pode ser enquadrado como crime de sonegação fiscal. A nota fiscal eletrônica, basicamente, é a versão digitalizada da nota fiscal, sendo emitida e armazenada eletronicamente.

Quais os principais tipos de nota fiscal?

Os tipos de nota fiscal variam de acordo com a transação comercial e o tributo incidente. Confira as principais:

▪ Nota fiscal eletrônica (NF-e)

A NF-e, também chamada de nota fiscal de produto, é o documento fiscal usado para formalizar a venda de alguma mercadoria, seja no ambiente físico ou no digital. Se a sua empresa é um comércio, fábrica ou indústria que vende produtos físicos, este é o seu tipo de nota!

▪ Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e)

A NFS-e é o documento digital que serve para oficializar a prestação de serviços em seu munícipio. Cada prefeitura tem suas próprias regras, portanto, é importante averiguar como será a cobrança. Se você é MEI, é importante saber como emitir a nota fiscal de serviço.

▪ Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e)

A NFC-e é o documento utilizado para oficializar operações comerciais entre empresas e consumidores.

▪ Nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e)

A NFA-e é o documento fiscal indicado para quem não é obrigado a emitir nota fiscal, como alguns casos do MEI, e para quem não emite nota fiscal com tanta frequência.

E o conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)?

Bom, o CT-e não é uma nota fiscal, mas é válido citar este importante documento fiscal eletrônico. Ele é usado quando ocorre serviço de transporte de carga, em suas várias modalidades, rodoviário, ferroviário, aquaviário e até mesmo dutoviário.

Quais os benefícios de emitir Nota Fiscal?

Para ser simples e direto, como já citamos, o principal benefício de emitir nota fiscal é estar em conformidade com a lei. Além disso, facilita a fiscalização das transações entre empresas e consumidores e comprova que o seu negócio está em dia com o Fisco. Isso traz credibilidade para o seu negócio e transmite confiança aos potenciais clientes.

Os documentos fiscais eletrônicos também contribuem com a sua produtividade e organização, além de minimizar erros de digitação.

Quem precisa emitir nota fiscal?

Todo tipo de empresa é obrigado a emitir nota fiscal ao fazer qualquer tipo de operação comercial, seja relacionada a produtos ou serviços. A única exceção é o MEI (Microempreendedor Individual), que tem regras específicas para cada tipo de nota fiscal.

O Certificado Digital é necessário?

Sim, para emitir qualquer tipo de documento fiscal eletrônico, é indispensável possuir um Certificado Digital, que garante a autenticidade e segurança do documento emitido.

O que é preciso fazer para emitir nota fiscal?

Para emitir nota fiscal você precisa cumprir algumas obrigações. Confira!

▪ Abra uma empresa (CNPJ)

Se você é MEI, pode abrir a sua empresa na área do empreendedor no site do governo federal de forma totalmente online e gratuita. Porém, se não é este o seu caso, é importante contar com a ajuda de um contador, pois há algumas etapas mais burocráticas a serem cumpridas até você conseguir o CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) da sua empresa.

▪ Obtenha IE (Inscrição Estadual) ou IM (Inscrição Municipal)

Com o CNPJ em mãos, você pode seguir então para o segundo passo, que é credenciar a sua empresa no governo estadual ou municipal, dependendo do caso. Para você emitir qualquer nota deve procurar a Sefaz (Secretaria da Fazenda do Estado) para obter o número da IE (Inscrição Estadual). A única exceção é a NFS-e (Nota Fiscal de Serviço), neste caso, é preciso procurar a prefeitura para conseguir a IM (Inscrição Municipal). Mas fique atento, pois a legislação varia em cada cidade ou estado. Então, é melhor pesquisar como funciona este processo na sua região.

▪ Faça o credenciamento para emissão de notas fiscais

Uma vez que a empresa já está inscrita no governo estadual ou municipal, então já pode solicitar o credenciamento para emitir nota fiscal. Este procedimento, geralmente, é feito no mesmo órgão no qual foi solicitado o IE e o IM, ou seja, no Sefaz ou na prefeitura. Mas lembramos novamente que isso pode variar de acordo com a região.

▪ Adquira um Certificado Digital habilitado

O Certificado Digital é uma espécie de RG eletrônico criptografado com as informações da sua empresa. O que traz mais segurança para o processo. Para consegui-lo é preciso entrar em contato com uma Autoridade Certificadora habilitada pela Receita Federal.

▪ Escolha um emissor de notas fiscais

Você vai precisar de um software emissor de nota fiscal. O IOB Emissor é 100% online, ou seja, não requer instalação. Além disso, com ele é possível emitir, de forma ilimitada, seis tipos de nota: NF-e (Nota Fiscal de Produto), NFS-e (Nota Fiscal de Serviço), NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor), CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico), MDF-e (Manifesto de Documento Fiscal Eletrônico) e NFP-e (Nota Fiscal de Produtor Rural). Sendo que todas as notas ficam armazenadas no sistema por 5 anos.

Como emitir uma nota fiscal?

O processo de emissão envolve preencher os dados do emitente, do destinatário, dos produtos ou serviços, impostos, e enviar o documento para autorização junto à Sefaz.

Quais os erros comuns durante a emissão da nota fiscal?

Erros frequentes incluem informações incorretas do destinatário, valores ou tributos, além de falhas na comunicação com a Sefaz, que podem resultar em rejeição da nota. Para lhe ajudar neste sentido, separamos os sete erros mais comuns durante a emissão da nota fiscal.

Como automatizar a emissão da nota fiscal?

Para automatizar a emissão de nota fiscal, no caso dos documentos eletrônicos, é preciso contar com um emissor de nota fiscal que tenha esta função, como é o caso do IOB Emissor.

O que acontece se eu não emitir nota fiscal?

Não emitir nota fiscal pode resultar em multas e complicações fiscais que podem prejudicar a reputação e o funcionamento da empresa. Inclusive, pode ser enquadrado como crime de sonegação fiscal. Portanto, fique ligado e mantenha sua empresa em compliance.

Fonte: IOB Notícias

Nota fiscal: medida traz mudança na logística de mercadorias 

Foi publicado, no Diário Oficial da União, o Ajuste Sinief nº 14/2024, que traz uma mudança importante na nota fiscal e na logística de entrega de mercadorias. Ocorre que a medida possibilita a comercialização para destinatário diverso em caso de mercadoria recusada ou não entregue. Saiba mais detalhes da novidade e veja um exemplo de como era e o que mudará com a medida.

O que muda com a possibilidade de comercialização para destinatário diverso?

O ajuste estabelece o procedimento de nota fiscal de devolução simbólica decorrente da não entrega ao destinatário originário e operação posterior a destinatário diverso. Mas o que isso significa na prática?

Acontece que, anteriormente, a mercadoria enviada a um outro estado, por exemplo, e que não fosse entregue ou se fosse recusada pelo destinatário original, teria que retornar para o remetente, sem possibilidade de comercialização imediata ao chamado “destinatário diverso”. Ou seja, este tipo de situação se transformava em um grande desafio logístico.

Agora, com a medida, existe a possibilidade de comercializar para destinatário diverso mesmo quando a mercadoria é recusada ou não é entregue. Os estados poderão colocar a medida em prática, desde que atendam as condições previstas no Ajuste Sinief nº 14/2024.

O prazo para efetuar os procedimentos é de até 72 horas do ato da não entrega ou recusa e antes da circulação da nova operação.

Quais os efeitos para a anulação da operação original?

É importante saber que para a anulação da operação serão exigidas ações diferentes do remetente da mercadoria, do responsável pelo transporte e do destinatário original. Veja no quadro a seguir os diferentes cenários e as respectivas obrigações:

Quando a medida entra em vigor?

Este ajuste entra em vigor na data da sua publicação no Diário Oficial da União (9 de julho de 2024), produzindo efeitos a partir do primeiro dia do segundo mês subsequente ao da publicação, ou seja, 1º de setembro de 2024.

O que é nota fiscal de devolução simbólica?

A nota fiscal de devolução simbólica é utilizada em casos específicos para anular a operação original sem que haja a devolução física das mercadorias. É usada para resolver erros na nota fiscal como em situações em que a mercadoria não é entregue ou é recusada pelo destinatário.

Fonte: IOB Notícia

Nota fiscal eletrônica de produtor rural: prazo de obrigatoriedade é alterado novamente.

O Confaz (Conselho Nacional de Política Fazendária) alterou, mais uma vez, o prazo da obrigatoriedade da nota fiscal eletrônica para produtor rural. Depois de desmembrar o prazo para produtores rurais substituírem a Nota Fiscal, modelo 4 de produtor rural, pela NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) e a NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica), agora, a obrigatoriedade foi prorrogada para 2 de janeiro de 2025. Confira os detalhes a seguir.

Como havia ficado o prazo após o desmembramento?

O Ajuste SINIEF nº 1/2024 havia desmembrado o prazo da obrigatoriedade para as seguintes datas:

• 1º de maio de 2024 permanece válido apenas nas operações internas praticadas por produtores rurais que tenham faturamento, no ano de 2022, superior a R$ 1.000.000,00, e nas operações interestaduais;
• 1º de dezembro de 2024, nas operações internas praticadas pelos demais produtores rurais.

Vale ressaltar que para operações interestaduais, a data não foi alterada e o prazo seguiu valendo a partir de 1º de maio de 2024.

Qual é o novo prazo de adoção da nota fiscal eletrônica de produtor rural?

O Ajuste SINIEF nº 10/2024 prorrogou o prazo para 2 de janeiro de 2025, sendo excluída qualquer condição sobre faturamento. Ou seja, a partir desta data, qualquer operação praticada pelo produtor rural, independente de faturamento, estará obrigado a emissão da NF-e ou NFC-e em substituição a nota de produtor modelo 4, conforme o caso.

E é bom lembrar que a obrigatoriedade aplica-se às operações efetuadas em todos os estabelecimentos dos contribuintes produtores rurais e ficará proibida a emissão de Nota Fiscal, modelo 4, a partir da data mencionada.

Por outro lado, é bom que se diga que os estados poderão antecipar a obrigatoriedade a qualquer momento. Então é bom ficar atento à legislação do seu estado.

Prazo da obrigatoriedade já havia sido alterado

O prazo da obrigatoriedade da nota fiscal eletrônica de produtor rural já foi alterado algumas vezes. Antes das mudanças recentes, a substituição da Nota Fiscal, modelo 4 de produtor rural, estava prevista para acontecer em 1º de julho de 2023.

Porém, entidades da categoria rural se mobilizaram e conseguiram o adiamento, baseado no argumento de que os pequenos produtores não estariam preparados para atender o prazo, dentre outros motivos, por problemas de conectividade em algumas regiões.

MEI é obrigado a emitir NFSe no Portal Nacional, o que muda?

Desde 01 de setembro de 2023, todo Microempreendedor Individual (MEI) passou a ser obrigado a emitir Nota Fiscal de Serviços eletrónica (NFS-e) no padrão nacional. A mudança parte da decisão n° 169/2022 de 3 de abril de 2023 do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN), da Receita Federal. Desta data em diante, portanto, quem for MEI deixou de emitir notas pelos sistemas das prefeituras e passou a processar a nota no padrão nacional pelo portal gov.br/nfse ou pelo aplicativo NFS-e-Mobile.

Segundo o CGSN, a medida tem como objetivo simplificar a emissão de notas fiscais e facilitar o cumprimento de obrigações tributárias dos MEIs.

O que muda?

A obrigatoriedade da NFS-e no padrão nacional já está em vigor, por isso MEls devem acessar o sistema nacional para se familiarizar. Para conseguir emitir uma nota no sistema federal, será preciso realizar o cadastro no Portal

Nacional de emissão de NFS-e para gerar um código e uma senha.

Os logins nos sistemas de emissão de notas eletrônicas das prefeituras já estão desabilitados.

Como se cadastrar no portal nacional de emissão de NFS-e?

Acesse o gov.br/nfse, em caso de primeiro acesso, será preciso se cadastrar. Clique em “Primeiro acesso” e use como login seu CPF ou o CNPJ da MEI. Na sequência, crie a senha de acesso ao sistema, conforme orientado. A próxima tela solicitará informações pessoais e dados da empresa que precisarão ser preenchidos para criar seu perfil no sistema. Se o contribuinte MEI for também um declarante pessoa física de Imposto de Renda (IRPF), precisará informar o número do recibo de entrega da declaração.

Um código de segurança será enviado ao e-mail cadastrado. Confirmando a validade do e-mail, o próximo passo será informar os dados de atividade econômica do MEI.

Nesta etapa, será possível cadastrar vários “Serviços Favoritos” que farão parte da emissão da NFS-e no sistema. Para o MEI que se cadastrar pelo app, no campo “‘Valor aproximado dos tributos”, a orientação da Receita é selecionar a terceira opção, em que diz “Não informar nenhum valor estimado para os tributos.

Como emitir a NFSe?

Para emitir a nota fiscal eletrônica pelo app, é preciso antes o MEI ter feito o cadastro no portal web do sistema nacional. A senha é a mesma para web e para o app. A interface inicial do aplicativo apresenta um menu, com o ícone “Emitir NFS-e”.

• Acesse o portal gov.br/nfse após a criação do cadastro no sistema;

• Selecione a opção “Emissão completa”;

• Preencha os campos obrigatórios com as informações solicitadas sobre o cliente contratante;

• Clique em “Emitir NFS-e”;

• O sistema gerará confirmação da emissão da nota, aí é só enviar o documento para o cliente.

Como o MEI emite nota fiscal de serviço? Obrigação começa em setembro!

Alô, MEI! Setembro já está batendo na porta e sabe o que isso significa? É que neste mês, em alguns casos, o Microempreendedor Individual será obrigado a emitir a NFS-e. Por conta disso, há muita gente com dúvida. Então, saiba como o MEI emite nota fiscal de serviço!

Então, bora acabar com as dúvidas e esmiuçar mais detalhes sobre esta novidade no universo dos MEIs. Confira!

Breve histórico

Para quem não se lembra, em 30 de junho de 2022, a Receita Federal, em parceria com a Abrasf (Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais) e demais entidades, lançou a Plataforma de Administração Tributária Digital, para instituir um padrão nacional da NFS-e.

A ideia do governo é estabelecer um leiaute único que atenda as características específicas das mais de 5 mil legislações municipais. Em outras palavras, é criar um padrão nacional.

O que vai mudar para o MEI a partir de setembro de 2023?

Em paralelo à medida da Receita Federal, o Comitê Gestor do Simples Nacional, alterou a norma do Simples Nacional, através da Resolução CGSN nº 169/2022, e acrescentou previsão legal para que os municípios possam instituir e exigir do MEI a emissão da NFS-e de padrão nacional nas prestações de serviços sujeitas ao ISS (Imposto sobre Serviços).

Ou seja, trocando em miúdos, obrigou os municípios a regulamentar a questão, seja por meio de um documento fiscal municipal ou pela adoção do padrão nacional. Mas e as prefeituras que já possuem sistemas próprios de emissão de nota eletrônica, o que devem fazer? Bom, neste caso, se não adotarem o padrão nacional, deverão se adequar ao leiaute nacional.

Todo MEI precisa emitir nota fiscal de serviço?

Não. Mas, antes, é importante lembrar que, atualmente, são as prefeituras que definem se o MEI precisa ou não emitir a NFS-e. Agora, a partir de setembro, estará regulamentado que, se o tomador de serviço (consumidor final) for pessoa física, ficará facultativa a emissão de NFS-e. Porém, se o tomador for pessoa jurídica, o MEI estará obrigado a emitir a NFS-e, podendo ser:

• documento eletrônico (se adequando ao leiaute nacional)
• documento de padrão nacional
• outro documento fiscal municipal

Como o MEI emite nota fiscal de serviço?

Para emitir nota fiscal de serviço, o MEI precisa contar com um emissor de notas fiscais. Como por exemplo, o IOB Emissor, que você conta com um treinamento para saber como emitir as notas fiscais. Além disso, você faz a emissão com muito mais agilidade e tem acesso a relatórios gerenciais. Para saber mais, clique aqui e faça um teste gratuito!

Lembre-se sempre de conferir como funciona a emissão de nota fiscal no seu município.

MEI pode emitir nota fiscal de serviço para outro estado?

Sim. Vale ressaltar que o ISS é um tributo de competência municipal. Ou seja, neste caso, a informação mais importante que deve constar no preenchimento da nota fiscal de serviço é o município. E a legislação permite a emissão de nota fiscal de serviço para outro município, independente se for no mesmo estado ou não.

Fonte: IOB Notícias